Top tien tips Timemanagement
Glipt de tijd je door de vingers? Ben je regelmatig gefrustreerd omdat je je werk niet afkrijgt? Word je geregeerd door de waan van de dag? Dan is timemanagement misschien iets voor jou! Hieronder een paar tips om je op weg te helpen.
1) Een afspraak met jezelf is net zo belangrijk
Veel mensen laten zich leiden door ‘de waan van de dag’ en geven gehoor aan afspraken of activiteiten waar andere mensen bij betrokken zijn. Maar zo kom je er nooit toe om je tijd te gebruiken voor de zaken die voor jou van belang zijn. Een afspraak met jezelf is echter net zo belangrijk als een afspraak met een andere belangrijke persoon.
2) Plan ruimer dan strikt noodzakelijk
Plan een afspraak ruimer in dan dat je daadwerkelijk voor de afspraak nodig hebt. Vaak komt er namelijk nog reistijd bij, of een gesprek loopt iets uit. Als je bruto plant, kom je mooi netto uit.
3) Zorg dat je elke dag iets afmaakt
Niets is zo frustrerend dan aan het einde van de dag erachter te komen dat er ‘niets’ uit je handen is gekomen. Vaak ben je echt wel druk bezig geweest met belangrijke dingen, maar is er niets afgekomen dat je vooraf had gepland. Zorg er daarom voor dat je in ieder geval één ding afmaakt. Dit geeft voldoening!
4) Prioriteer iedere ochtend je afspraken en activiteiten van die dag
Vaak kun je je afspraken en activiteiten van die dag indelen in verschillende categorieën, afhankelijk van de belangrijkheid of urgentie.
• Direct doen (belangrijk en urgent)
• Inplannen (wel belangrijk, niet urgent)
• Delegeren (wel urgent, maar voor jou minder belangrijk)
• In de prullenbak (niet belangrijk, niet urgent)
5) Plan tijd waarin je ongestoord kunt werken
Deze hangt ook samen met tip nummer 1. Om tijd voor de voor jou belangrijke zaken te hebben, plan je deze eenvoudig in je agenda in.
6) Zeg ‘nee’ of geef je zelf tijd
Zeg af en toe op een assertieve manier ‘nee’ tegen anderen. Verzoeken, telefoontjes, last-minutes: het komt allemaal voorbij en voor je het weet geef je gehoor aan de hardste schreeuwer. Vraag bij een verzoek als eerste wat de deadline is. Vaak blijkt die veel verder weg te liggen dan ‘a la minute’. Geef aan wanneer jij tijd hebt, of zeg nee als het je niet gaat lukken. Wat ook helpt is aangeven wanneer je bijvoorbeeld wel even rustig kunt bellen. Of plan hiervoor een afspraak in.
7) Focus op één ding
Zorg dat je alleen datgene voor je hebt liggen waar je mee bezig bent: clean desk. Andere zaken kunnen alleen maar voor afleiding (en minder efficiency) zorgen.
8) Wissel inspanning en ontspanning af
Zorg voor voldoende afwisseling tussen inspanning en ontspanning en doe elke dag 5 minuten even niets. Dit geeft hernieuwde energie en ruimte in je hoofd voor nieuwe ideeën.
9) Begin met het moeilijkste
Pak als eerste aan waar je tegenop ziet. Daarna kan het alleen nog maar meevallen en als er dan teveel afleiding is, is het niet zo erg.
10) Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te plannen!
